Tentang Completed Staff Work (CSW)


Beberapa waktu lalu, seorang figur yang saya kagumi menceritakan tentang urgensi CSW di dalam pekerjaan dan mendapat sinyalemen-sinyalemen negatif bahwa CSW di pekerja baru sudah mulai berkurang. Wah, sebagai salah satu tersangka utama pengabaian CSW ini, saya hanya bisa berintrospeksi.

Mungkin istilah CSW masih agak awam untuk beberapa pembaca. Oleh karena itu, saya akan memberitahukan apa yang dimaksud dengan CSW terlebih dahulu. CSW merupakan penyampaian staf kepada atasan atau pihak yang dilayani mengenai permasalahan dan rekomendasi solusi terlepas dari penerima menerima atau menolak rekomendasi solusi yang diajukan. Jadi CSW adalah penyampaian alternatif tetapi belum berupa tindakan karena anak buah tidak berkewenangan memutuskan.

Adapun tahapan dalam CSW adalah sebagai berikut :

a. Identifikasi Masalah

Langkah yang paling baik adalah memahami atasan dari sisi tanggung jawab, tekanan pekerjaan, apa yang disukai dan tidak disukai serta gaya bekerja. Apakah atasan lebih menyukai detil atau hanya pokok-pokok kesimpulan. Identifikasi masalah berawal dari analisis derajat kepentingan dan situasi mendesak.

Implementasi CSW akan lebih berstruktur bilamana kita mengingat prinsip 5 W+H. What – Apa masalah , Who – Siapa yang terlibat dan berapa banyak, Where – Dimana permasalahan, When – Kapan danHow – Bagaimana. Pemahaman proses bisnis, dan pengetahuan dari hasil belajar secara mandiri akan sangat membantu melaksanakan CSW. Anak buah diharapkan berlatih menggali masalah, mempelajari proses bisnis, lingkup pekerjaan dirinya dan orang lain.

b. Identifikasi dan evaluasi solusi yang memungkinkan

Sejauh mana atasan mengimplementasikan CSW tergantung dari situasi. Terdapat kemungkinan, atasan hanya menerapkan sampai dengan tahap kedua yakni identifikasi dan evaluasi solusi yang memungkinkan. Kecakapan anak buah dan sejauh mana mampu menghimpun informasi akan dapat dinilai oleh atasan. Evaluasi solusi yang memungkinkan berarti penyajian sejumlah alternatif disertai (lebih baik) konsekuensinya.

c. Merekomendasi satu solusi yang terbaik

Atasan yang mengenal anak buahnya dengan baik, barangkali menginginkan lebih dengan meminta untuk menyajikan satu solusi terbaik sehingga ia hanya tinggal menyetujui atau menolak atau beralih ke solusi lain diluar yang diajukan. Dalam hal ini tidak perlu kecewa, karena domain CSW terletak pada atasan sebagai pengambil keputusan.

Tanggung jawab anak buah memang sebatas mengalirkan informasi. Tetapi, ketika atasan dan anak buah sudah saling memahami tekanan pekerjaan masing-masing, maka pilihan anak buah juga menjadi pilihan atasan.

Anak buah hanya merekomendasikan solusi, ia tidak mempunyai hak untuk mengimplementasikan solusi sampai atasannya menetapkan pilihan solusi.

Anak buah yang berpikiran maju mungkin beranggapan akan lebih baik bilamana ia mempersiapkan dahulu. Namun, boleh jadi apa yang dilakukan akan sia-sia, kecuali kalau sudah relatif mengetahui apa yang dikehendaki atasan.

d. Menyiapkan material/bahan untuk implementasi rekomendasi (setelah disetujui)

Contoh situasi : Ati menghabiskan 1.5 jam menyiapkan hingga tahap tiga, dan sekitar 4 jam untuk sampai pada tahap 4 yang berakhir pada penolakan alternatif atau tindakan yang dilakukan. Ati sudah mengerahkan tenaga, pikiran dan waktu yang berujung pada kekecewaan. Mengapa hal ini terjadi ? Terdapat kesalahan di kedua belah pihak yakni atasan tidak menginformasikan secara jelas sampai pada tahap mana CSW diselesaikan dan kriteria pendekatannya. Sebaliknya anak buah tidak terlalu mengenal atasan dan masalah sehingga menyajikan solusi yang tidak dikehendaki atasan.

Mungkin contoh sederhananya saja dalam pembuatan memo. Seorang pegawai/pekerja yang sudah mengaplikasikan CSW didalam pola kerjanya akan lebih hati-hati dan detail terhadap bentuk penulisan, pemakaian tanda baca, nama, jabatan, bahasa ambigu dll.

Memang mengkoreksi memo yang dibuat akan jauh lebih lama daripada membuat memo itu sendiri. Namun ini tidak masalah karena memang sudah selayaknya seperti itu. Alangkah lebih baik bila memo yang kita buat dikembalikan dengan kesalahan minor dibandingkan kesalahan fatal sampai-sampai atasan perlu turun tangan untuk memperbaiki “baca:mengganti” memo kita tersebut.

Beritahukan kepada atasan Anda untuk memberi waktu self-review sebelum akhirnya dikirimkan ke atasan Anda tersebut. Even atasan yang serba-cepatpun pasti akan memaklumi alasan yang satu ini dalam pekerjaan.

Contoh lain adalah EO Meeting. Pekerja baru pada umumnya kerap mengambil peran ini dalam perusahaan. EO yang mengaplikasikan CSW dalam polanya bekerjanya biasanya sudah menyusun list kebutuhan sejak awal mencakup sarana prasarana meeting (lokasi, infokus, komputer, snack, lunch, jumlah kursi, bentuk meja, pointer, absensi), bahan yang akan dipresentasikan sampai konfirmasi peserta yang akan hadir (konfirmasi h-7, h-1 dan saat acara).

Memang dengan seperti ini ada tipikal-tipikal pekerja yang kesulitan multitasking akan menghadapi beban yang sangat berat diawalnya. Untuk tipikal yang seperti ini usahakan meminta guidance yang lebih intensif dari atasan dan jangan lupa selalu membawa agenda kemanapun.

Yah, mungkin cukup sekian pemaparan terkait completed staff work (CSW). Kita semua tentunya berharap semuanya dapat mengaplikasikan CSW dalam pekerjaan. Semoga dapat segera terwujud. Amin..

Iklan

Tentang andihendra

andi hendra paluseri adalahperantau asal medan yang menyelesaikan pendidikannya S1 di ITB jurusan teknik elektro (Tenaga Listrik).
Pos ini dipublikasikan di pengalaman di ITB. Tandai permalink.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s